Digital Employee Lifecycle

Digitales On- und Offboarding mit der Microsoft Power Plattform

Heute stellen wir euch den Digital Employee Lifecycle vor – einen unserer Top 5 Power Apps Use Cases, über die wir in nächster Zeit ausgiebig berichten werden.

Neue Mitarbeiter bedeuten immer auch einen organisatorischen und administrativen Aufwand. Dabei passiert es oft, dass die Mitarbeitenden einen holprigen Start hinlegen. In diesem Zusammenhang, gerade in der Onboarding-Phase, entsteht dann eine negative Employee Experience. Zumindest in der IT können wir hier entsprechend entgegenwirken und mit Business Applications unterstützen.

Die Einarbeitung der Mitarbeitenden erfordert neben dem fachlichen und organisatorischen Onboarding auch die technische Einführung. Zum Start benötigen wir eine Vielzahl an Hardware und Zugängen zu Systemen. Dabei sind immer einige Stufen in der Genehmigungskette zu durchlaufen, wie z.B. welches Endgerät erhalten die Mitarbeitenden, was wird an weiterer Hardware benötigt, wie z.B. ein Handy und welche Software-Zugänge werden bereitgestellt. Die zentrale Frage ist dabei auch oft, welche Kostenstelle wird belastet und wer erteilt die Budget-Freigabe. Hier kann man sich, wie bereits erwähnt, in komplexen Prozessen verlieren. Hinzu kommt, dass vor einer Bestellung der genannten Hardware und Software zunächst der Bestand abgeglichen werden sollte. Eventuell sind noch Komponenten verfügbar oder können durch das Ausscheiden von Benutzern wiederverwendet werden.

Hier kommt unser Helfer zum Einsatz: Die Onboarding Business Application kann diesen Vorgang vereinfachen, standardisiert abbilden und vor allem auch nachvollziehbar gestalten.

Was macht so eine Lösung im Detail? Neben dem Onboarding ist auch das Offboarding ein großes Thema. Dabei werden in einem ersten Schritt Hard- und Software-Komponenten inventarisiert. Hier kommt als Datenbasis oft SharePoint zum Einsatz, es lassen sich aber auch Fremdsysteme anbinden, wie z.B. die Informationsbereitstellung durch SAP, das Active Directory o.ä. Die meisten und gängigsten Systeme lassen sich hier integrieren. Hinzu kommt, dass sogar die Benutzererstellung und die Vergabe von Rechten in Systemen automatisch über Skripte ausgeführt werden können. Über eine zentrale Eingabemaske können sowohl der aktuelle Status als auch ein neuer Eintrag erstellt werden:

In der Employee Journey können die neu angelegten und im Onboarding befindlichen Mitarbeitende bearbeitet und im Status überprüft werden:

Soll ein neuer Onboarding-Prozess gestartet werden, muss im ersten Schritt der Mitarbeiter erfasst werden. Hier werden die Eckdaten aufgenommen, wie z.B. der Name, die Abteilung sowie die Position und das erwartete Eintrittsdatum. Durch diese Vorauswahl kann anhand eines hinterlegten Standards bereits eine Vorauswahl der Hard- und Software getroffen werden. In diesem Fall kann dies konkret an der Position festgehalten werden:

Die Drop-Downs werden mit Informationen aus externen Systemen befüllt oder stammen aus einer getrennt gepflegten SharePoint Liste. Hat das Onboarding eine gewisse Dringlichkeit, z.B. aufgrund einer kurzfristigen Einstellung, kann die PRIO-Option gewählt werden. Hierdurch werden in einem nachgelagerten Workflow andere Benachrichtigungsoptionen gezogen. Nach der Erfassung in den einzelnen Schritten, wie z.B. der Erfassung des Vorgesetzten, finden die unterschiedlichen Benachrichtigungen in Form von Emails oder Teams-Nachrichten an die entsprechenden Personen statt. Hier sind z.B. auch Stellvertreterregelungen hinterlegt, sollte ein Bearbeiter des Prozesses im Urlaub sein. Diese Information kann direkt aus dem Anwesenheitsstatus erhoben werden. Damit verbunden sind beispielsweise auch Erinnerungen, sollte ein Prozessschritt angesichts des Eintrittsdatums zu viel Zeit in Anspruch nehmen.

Nach dem Durchlauf der einzelnen Onboarding Schritte sowie des Workflows mit seinen Eskalationen wird ein Übergabeprotokoll, quasi eine Gesamtübersicht, dargestellt:

Sollten bestimmte Bereiche in der Abarbeitung noch fehlen, wird dies im Übergabeprotokoll angezeigt. Die einzelnen Schritte sind zu jederzeit gut nachvollziehbar, im Status transparent und können durch den initialen Bearbeiter eingesehen werden. Somit ist jederzeit ein persönliches und kommunikatives Eingreifen möglich.

Alle Prozessbestandteile sind in ihrer Datenbereitstellung, der Datendarstellung und im Prozess durch die M365 Suite abgedeckt. Neben SharePoint als Datenbasis kommen hier für die App-Bereitstellung die Plattform Power App und für die Prozessdigitalisierung Power Automate zum Einsatz. Dadurch werden in einem ersten Schritt keine zusätzlichen Lizenzkosten im M365 Kosmos verursacht.

Die einzelnen Prozessschritte und Anzeigen können jederzeit den individuellen Bedürfnissen angepasst werden. Durch die Verwendung der Power Plattform ist auch jederzeit eine Integration dieser Business Apps in Microsoft Teams möglich. Hinzu kommt eine mobile Nutzbarkeit der Apps auf Handys und Tablets.

Das identische gilt auch für den Offboarding Prozess. Diesen kann man ebenfalls in der Power Plattform abbilden. Dadurch ist gewährleistet, dass die Endgeräte einer Inventarisierung unterlaufen und auch alles an ausgegebener Hardware, Software und Zugängen kontrolliert übergeben wird.

Interesse an den Business Applications geweckt? Kein Problem, komme gerne jederzeit auf uns zu!